教你如何提高效能做好工作

        高德拉特在《关键链》中，提到过一个观点。他认为：在传统的生产企业里面，造成工人工作效率低下的原因，是「不良多工」。什么叫「不良多工」？举个例子。你是一名职员，手头上有擦桌子、买外卖、写报告三项工作。擦桌子要耗费3个小时，买外卖要耗费4个小时，写报告要耗费4个小时。这是背景。本来，如果你先擦桌子，再买外卖，再写报告的话，3个小时就可以擦完桌子，7个小时就可以搞定外卖，11个小时就可以交报告。

        但是，实际工作中，分配给你工作的上级，以及和你对接的同事，不会安静地等着你做完。他们会时不时催你：桌子擦得怎么样了？外卖买好了吗？报告写到哪里了？什么，还没动笔？于是，为了让他们满意，让他们每一次催你的时候，你都有新的进展可以反馈，你不得不先擦一会桌子，再找一下外卖，再写几行报告……循环往复，如此交替。这样一来，你的工作状态，就从「桌子（3）-外卖（4）-报告（4）」变成「桌子（1）-外卖（1）-报告（1）-桌子（1）-外卖（1）-报告（1）……」

        这样一来，本来4个小时可以擦完桌子，就会被拖延到7个小时；7个小时可以搞定外卖，就会被拖延到10个小时。你看，依然是11个小时，依然是这三项工作，本来可以早早搞定桌子和外卖，把后续的工作转交给对接的人，让项目继续运转起来，但因为「不良多工」，因为你需要给其他人反馈，就导致整个项目拖延了至少3个小时。如果在一条生产线上，每个工人都这样的话，整条线的工作效率，就会被拖垮。针对这个问题，高德拉特提出了一系列的系统管理方法——不过这不是今天的重点。今天，我们来聊聊这个「不良多工」。

        高德拉特所说的「不良多工」，在今天有一个更加通用的叫法，叫做「多任务工作」。我相信，很多人都有这样的工作习惯：写一会报告，刷一下网页，查一下资料，收一下邮件，回去做一下数据，点开微信回应一下，再回去贴图表……诸如此类。这是很正常的事情。今天这个时代，专注在一件事情上，已经近乎不可能了。每个人手上都有一大堆任务，Todo List里都有满满的事项，同时开着Word、Excel、PPT，微信和QQ总是同时闪动好几个头像……似乎，不能同时处理这些事情，就是能力不够。甚至，很多公司里面，会要求员工能够进行「多任务工作」——我看到过好几个招聘要求，就明确写着：能够承受工作压力，能够协调多任务工作，能够同时处理大量事务。我在第一家公司里面，亲眼见过这样的景象：AE的桌面永远开着好几个聊天框，对面是来自欧洲、澳洲、香港的不同客户，任务栏里堆满Excel窗口。她们飞快地在Outlook、Excel和QQ之间切换，鼠标飞梭，熟练地按着Ctrl+C、Ctrl+V。

        但正是这看似高效的「多任务工作」，正在慢慢地谋杀我们的工作效率。为什么这么说呢？

1. 多任务工作，会占用我们的认知资源

        明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy，在一篇09年的论文中，提出了一个概念，叫做「注意力残留」（Attention residue）。他指出，当你从一项未完成的任务A，切换到任务B时，由于A还没有做完，你的大脑中会有一部分资源，仍然在对A进行处理和运算，你会抑制不住地回想到任务A，从而抑制你对于任务B的投入。这部分仍然在处理任务A的资源，就叫做「注意力残留」。

        一方面，「注意力残留」会占用我们大脑的认知资源，降低对任务B（以及其他任务）的投入程度。另一方面，「注意力残留」会在我们的认知中造成「多目标焦虑」，从而使我们产生「认知负担」（Cognitive Load），降低我们在任务B上面的表现。什么是「认知负担」？简单举个例子。当你来上班的时候，我告诉你：你今天要写完一篇1万字的报告，写不完不许下班——你是不是会觉得晴天霹雳？一整天，这个任务都会沉甸甸地压在你的心上，让你心神不宁。你会不由自主地担忧：要是我完不成怎么办？怎样做才能尽快写完？

        我相信，你这一天的工作，一定表现得非常糟糕。这就是认知负担。当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务，他就会越焦虑，用于处理任务的资源会减少，状态也会下降。所以，我们常常看到，如果一个人脑子里装了太多的事情，他会表现得魂不守舍，对别人的话经常听不进去，刚交待的事情也很容易忘记——这就是因为，沉重的认知负担，使他难以腾出更多的资源来处理额外的信息。

        这两个效应加在一起，共同降低了我们的工作效率。本质上，人对于未完成的事物，会有一种强烈的冲动，想去把它完成，否则就会一直想到它——这称为「契可尼效应」。所以，在工作A和工作B之间来回转换，不但不会提高效率，反而会不断地加重这种焦虑感。从而使你无论在处理哪项任务时，都会因为受到干扰而降低表现。

2. 多任务工作，会干扰我们的工作记忆

        你也许有一点体会：当你从别的任务切换回去之后，你会忘记之前在想什么。人的「工作记忆」（WM）空间，是非常狭小的——它只能同时存放4个单位。即使你通过组块、分类等方式，把大量信息聚拢起来，但也很难超过4个单位的限制。而当你切换出去，哪怕只有几秒钟，对新信息的处理，也会占据你的工作记忆。由此带来的后果就是，你刚刚建立起来的记忆，瞬间就被清除出去。你只能从长时记忆（LTM）中，通过仅存的痕迹，尝试着把那些信息再次聚集、组合起来。先不提这个过程耗费的时间，更严重的后果是，也许一个刚刚诞生的点子，就这样消失了，再也回想不起来。

 3. 多任务工作，摧毁了我们进入「心流」的可能性

        为什么？我在《所有需要意志力的方法，都是耍流氓》讲过，进入「心流」的条件之一，就是全心投入的专注——当你所有的念头都集中在「如何更好地操作来克服困难」时，你就更容易从微小的反馈中获得激励，心流也就应运而生。而多任务工作，恰恰摧毁了我们对任何一个任务的投入和专注。所以，看起来高效的「多任务工作」，实际上恰恰是效率的杀手。实际上，「多任务工作」的危害，可能比你想的更严重。

        2014年的一项研究指出，仅仅是几秒钟的走神（比如检查一下微信、看一下邮件），也会造成错误率的显著上升，甚至可以高达两倍。密歇根大学的一个研究团队表示，在企业中，多任务工作几乎无处不在——每个人在工作的时候，都难免要接一下电话，跟同事讨论工作，或是回应老板的询问。而这些「多任务」带来的后果是什么呢？

        它会降低一个团队20%-40%的工作效率。这是一个很可怕的数字。我在《高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单》也提到过，这几年团队管理做下来，有一个感觉就是：当我们在「多任务工作」的时候，实际上被异化了，变成了效率的奴隶：我们都在想，如何尽快把手头的事情做完（以便做下一个任务），而不是努力把它做好。